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Comment développer un guide de l’employé efficace
En tant que dirigeant d’une petite entreprise, vous pouvez éviter les embarras juridiques en précisant clairement par écrit ce que vous attendez des personnes qui travaillent pour vous. De manière générale, vous n’avez pas besoin de développer un accord d’emploi séparé pour chacun de vos employés. Un guide de l’employé détaillant les politiques de votre société suffira.
Un guide de l’employé réussi permet de réduire les méprises. Votre personnel aura une idée précise de vos politiques d’entreprises, et saura où trouver les réponses à ses questions de base. Ce qui est encore plus important est le fait qu’il vous permettra d’éviter un procès coûteux si quelqu’un vous accusait d’avoir des politiques injustes ou discriminatoires.
Les conseils pratiques ci-dessous vous aideront à créer un document qui rendra de grands services à votre société.
Ce qu’il faut inclure
Votre guide de l’employé devrait indiquer clairement les politiques de votre société. Parmi les domaines qu’il devrait aborder, l’on trouve :
• les heures de travail générales
• les règles et règlements de la société (le code vestimentaire; la manière dont les gens dialoguent avec les clients ; les règlements de sécurité ; etc.)
• comment obtenir des vacances
• les congés payés et les jours personnels
• les congés de maladie
• le salaire et l’évaluation des performances
• la politique concernant les heures supplémentaires/indemnités
• les allocations de maladie et médicales
• le régime de retraite et autres avantages sociaux
• la politique concernant la maternité
• toutes autres règles ou règlements
Soyez clair(e) et concis(e), et surtout consistant(e)
L’objectif de votre guide de l’employé est de communiquer les politiques de votre société à vos employés. Il est essentiel qu’il soit rédigé de manière claire et directe, pour éviter toute confusion. Il devrait préciser vos politiques de ressources humaines spécifiques. Le fait est que de nombreux procès sont engagés parce que les sociétés ne disposent pas de politiques consistantes et rédigées par écrit, ouvrant la porte de ce fait aux accusations de discrimination (authentiques ou non). Votre guide devrait rectifier ce manque.
Expliquez votre droit à licencier un employé
Une section de votre guide devrait porter sur le fait que l’emploi au sein de votre société est « à discrétion. » Cela signifie que votre société a le droit de mettre fin à la relation avec l’employé à n’importe quel moment sans motif, et votre employé a le droit de partir à n’importe quel moment. L’objectif de cette déclaration « à discrétion » consiste à annuler l’allégation d’un employé selon laquelle vous auriez fait une promesse orale de sécurité d’emploi. Il faut insister sur le fait que cela peut vous protéger d’une action en justice possible.
Il n’a pas besoin d’être compliqué
Vous pouvez imaginer un guide de l’employé comme un gros manuel en lettres épaisses. Pourtant, de nombreuses petites entreprises peuvent se contenter de quelque chose de beaucoup plus simple — même une fiche de renseignements d’une ou deux pages qui est créée sur votre ordinateur. La présentation de votre guide n’est pas importante. C’est son contenu qui compte.
Rédigez-le vous-même, mais faites-le réviser par un avocat
Vous pouvez économiser des frais juridiques en rédigeant votre guide de l’employé vous-même plutôt que de demander à votre avocat de le faire. Mais assurez-vous que votre avocat l’examine et y apporte les modifications nécessaires. Il est important que vos politiques soient conformes aux lois locales, nationales et fédérales.
Assurez-vous que vos employés en accusent réception
Distribuer votre guide de l’employé n’est pas suffisant. Lorsque vous donnez votre guide ou fiche de renseignements sur la société à votre nouvel employé, soyez sûr(e) qu’il ou elle en accuse réception. Ce formulaire devrait indiquer que l’employé a reçu le guide et comprend les politiques de la société. Donnez une copie du reçu à l’employé(e), et placez-en une autre dans le dossier de l’employé(e). Cela vous aidera à vous protéger contre des allégations possibles indiquant qu’une personne a été licenciée pour des règles qu’elle ne connaissait pas. Votre avocat peut vous aider à rédiger ce formulaire.
